Оптимизация рабочего времени

Optimizaciya rabochego vremeni

Входящая информация
• Для физических документов заведите папку, в которую будете складывать всю новую документацию, а затем уже отсортируете ее.
• Файлы, которые скачивате из интернета или приходят по почте, так же кидаете в папку на компьютере – входящие.
• Все дела и задачи, которые появляются в течение дня помещаете в раздел входящие в своем органайзере.
• Если новое дело занимает не более 3 минут – выполняйте его сразу.

Исходящая информация
• Папка на столе с документами, которые нужно отправить, подписать и прочие, требующие реализации.
• В почтовом ящике создавайте черновики писем, которые требуют ответа или отправки адресатам.
• После выполнения действия в исходящих – удаляйте выполненные дела.

Ваши проекты
• Физическая папка с документами, инструкциями, которые относятся к конкретному проекту.
• В органайзере создайте папку проекты и составьте список задач по конкретному проекту.
• Для каждого проекта своя папка.

Информация для изучения
• Храните материалы для изучения в отведенной для этого папке на своем столе.
• Создайте на компьютере папку обучение и храните там материалы, которые потребуются для обучения.
• Заведите в органайзере категорию обучение и пропишите план обучения на определенный период – неделю, месяц, год.

Рабочий стол
• Физический рабочий стол держите в чистоте и порядке, все раскладывайте по категориям, чтобы легко было найти.
• На рабочем столе компьютера расположите только важные ярлыки, а лучше используйте программу Total Commander для удобной навигации и обращению к любым файлам и программам.

Правила работы с почтой
• Если в процессе переписки меняется тема переписки, то меняйте ее и в заголовке письма.
• При отправке письма более 3-х раз, если вам не отвечают, то звоните.
• Суть вопроса или проблемы обозначайте в первых строчках.
• Проверяйте свое письмо перед отправкой – орфографию, тему письма, адрес получателя.
• Свой вопрос или проблему пишите прямо в теме письма.
• Создавайте папки внутри почтового ящика – папка для регистраций на сайте, для клиентов, личные сообщения и прочие.
• При ответе используйте черновики писем, чтобы письмо случайно не удалилось. Пишите ответ минут 10 и все исчезает внезапно.
• Чтобы не тратить время на ответ – пишите в ответе ключевую мысль и сохраняйте ответ в черновиках. Затем, когда будет время ответите на письмо полностью.
• Ежедневно очищайте и сортируйте свою почту, чтобы не было во входящих большого числа писем.
• Спамные письма добавляйте в фильтр, чтобы они сразу удалялись.

Планирование
• Создавайте, как краткосрочные планы на неделю, месяц, так и долгосрочные год – 5лет.
• Создайте точки контроля, сверяйтесь  с выполнением плана и вносите коррективы.
• Разбивайте дела и задачи на категории – домашние, рабочие, проекты и другие.
• На каждую задачу выставляйте сроки и напоминания.

Как организовать работу с задачами?
• Ставьте задачу наиболее компетентному сотруднику.
• Создайте точки контроля, сверяйтесь  с выполнением плана и вносите коррективы.
• Разбивайте дела и задачи на категории – домашние, рабочие, проекты и другие.
• На каждую задачу выставляйте сроки и напоминания.
• Подробно инструктируйте сотрудника по каждой задаче, проговаривайте и прописывайте все параметры.
• Обозначайте сроки выполнения задачи и точки контроля, требуйте отчет  о выполнении каждого этапа задачи.

Поделиться этой записью