Как контролировать бизнес процессы?

Kak kontrolirovat biznes processy

Трансформируем свой бизнес
• Формируем полноценный входящий трафик клиентов.
• Создаем финансовую подушку.
• Высвобождаем личное время руководителя.
• Продумываем оптимальную структуру компании.
• Создаем регламент всех рабочих процессов.
• Создаем регламент всех административных процессов (отчетность в налоговую и прочие).
• Делегируем основные функции.
• Разрабатываем инструменты контроля и отчетности.
• Усиливаем продажи компании.
• Создаем структуру компании, которую нельзя было бы увести.
• Делаем мягкий выход из бизнеса.

Почему руководителю это нужно делать?
Это позволит увеличить прибыль компании, позволит отойти от дел, создаст конкурентное преимущество и позволит сосредоточиться на главном.

Варианты расширения бизнеса

• Увеличение собственной массы на рынке.
• Создание филиалов по всей стране.
• Продажа франшизы.

Зачем эти изменения менеджеру?
• Получение более стабильных результатов подчиненными.
• Все под контролем, нет суеты.
• Более управляемая структура.

Обязательно это внедрять?
• Можно и не внедрять, если у конкуренты этого не используют.
• Нет желания расширять бизнес, тогда не надо внедрять.
• Текучка кадром не маячит на горизонте, тогда не внедряйте.

Какие задачи ставятся перед автоматизацией
• Стабильно работающая структура компании.
• Не повторять своих же ошибок.
• Возможность оперативного создания копии своего бизнеса.
• Усовершенствовать замену и подбор персонала.

Основные принципы автоматизации в компании
• Проработка всего, вплоть до мелочей.
• Внедрение стандартов во все, что возможно.
• Работа должна быть максимально предсказуема.
• Любые процессы должны легко воспроизводиться.
• Управление должно быть, как можно проще.

Рассмотрим на примере машины, применение инструкций

• Список всех деталей автомобиля.
• Инструкция по сборке авто.
• Инструкция по проведения теста авто.
• Справочник по ремонту.
• Инструкция по эксплуатации машины.
• Справочник для водителей.

В итоге получаете автомобиль и справочник к нему. Это в уменьшенном масштабе представлены варианты четкого описания для одного процесса.

Делаем декомпозицию своего бизнеса
• Ваш бизнес.
• Бизнес процессы (производство, логистика и прочие).
• Функции внутри бизнеса (кто, за что отвечает и выполняет).
• Процедуры (оплаты, отчетности и другие).
• Операции (вычленяем из любого процесса ряд операций).

Принцип написания инструкций
Она должна писаться так, чтобы любой новый сотрудник, мог пошагово все повторить не задавая вопросов и получить нужный результат.

Какие инструкции бывают?
• Рабочие регламенты компании.
• Визуально оформленные материалы (иллюстрации).
• Схематичные изображения (схемы).
• Бланки отчетности при выполнении любых задач.
• Всевозможные чек-листы.
• Вопросы для проверки.
• Вопросы и ответы.

Кто должен разрабатывать инструкции?
• Лучший сотрудник либо руководитель.
• Исполнитель пишет ее своими словами, руководитель систематизирует и переводит на понятный язык.

При возможности минимизируйте человеческий фактор

Пример:
• Автоматы по продаже кофе.
• Все возможные автоответчики.
• Онлайн заказ билетов.

Разделяйте труд сотрудников

Виды функций персонала:
• Черная работа — самая низкая квалификация.
• Серая — средняя квалификация работника.
• Белая — высокая квалификация сотрудника.
• Платиновая — ею обладают единицы.
Разделяйте работников по их уровню квалификации и ставьте задачи исходя из этого.

Зависимость от сотрудников

Если сотрудник не заменим, чем это чревато?
• Шантажирует вас, угрожает, вымогает, крадет ценную информацию.
• Нарушает трудовую дисциплину.

Вы должны выстроить структуру, при которой незаменимых нет, уволить можете когда угодно и кого угодно.

Как избавиться от зависимости?
• Одну и ту же функцию должны выполнять несколько человек.
• Используйте резерв вне фирмы.
• Оптимизируйте и автоматизируйте процесс поиска и найма персонала.
• Храните всю информацию внутри фирмы, не допускайте утечек.

Информация для внутреннего пользования сотрудников компании
• Создайте сайт или программу куда можно загружать текстовые и видео инструкции.
• Продумайте удобную навигацию.
• Создайте невозможность копирования или удаления информации.

Идеальная модель организации
• Руководитель компании — построение стратегии.
• Генеральный директор —  осуществляет оперативное руководство.
• Сотрудники — отбор, тестирование, первичное обучение.
• Коммуникации — стандартизация взаимодействия внутри компании.
• Проверка — контроль соблюдения этики и технологии.
• Маркетологи — привлечение входящего потока в компанию.
• Менеджеры по работе с клиентами — инициируют повторные обращения.
• Бухгалтер — отчетность, ведение бухгалтерии.
• Финансовый директор — контролирует денежные потоки.
• Юридические практики — качество и выполнение всех обязательств.
• ОТК — контролируют качество и повышают квалификацию.
• Корректировщики — совершенствование процессов и функции, проверка исполнения.
• Продажники — приводят новых клиентов, обрабатывают потенциальных.
• СМИ — пиар компании снаружи.

Этапы создания подконтрольного бизнеса
• Выявите, что у вас уже внедрено, а что еще впереди?
• Постройте бизнес процессы.
• Выстройте функции сотрудников.
• Регламентируйте все процессы.
• Создайте базу знаний и наполняйте ее.

Поделиться этой записью