Эффективный тайм-менеджмент, как планировать свою деятельность

Effektivnyj tajm menedzhment

Обработка информации

1 этап — ФИКСИРОВАНИЕ ВХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ
Создание списка всего потока входящей информации (звонки, задачи. планы, идеи, проекты и прочие) весь поток, который поступает в течении дня.
Для фиксации данной информации вы можете использовать программу на ПК или телефоне либо же блокнот.
Создаете папку или раздел «Входящие» и все свои новые задачи вносите в эту папку.

Ежедневно вечером проверяйте папку входящие и распределяйте задачи согласно алгоритму предложенному ниже.

ЧТО ДЕЛАТЬ С ЗАДАЧАМИ ИЗ ПАПКИ «ВХОДЯЩИЕ»?

— Выполнить задачу сейчас (если время ее выполнения занимает не более 3 минут);
— Назначить дату выполнения задачи из списка (каждой задаче назначаете конкретный срок ее выполнения согласно приоритету и срочности);
Делегировать задачу (если задача не требует вашего непосредственного участия или для ее выполнения необходим специальный навык, вы делегируете ее или назначаете срок, когда ее нужно делегировать);
— Удалить задачу (если она не актуальна или не имеет важности).

Раздел «Ожидание»
Часто появляются задачи или дела на которые напрямую, вы не можете повлиять или исполнить, но чтобы их не забыть и постоянно напоминать о них, вы вносите их в папку «Ожидание».

Пример таких задач: Получить оплату от клиента, ожидание выполнения поручения, решение клиента, получение информации от клиента и прочие.
Каждой из таких задач, вы ставите дату напоминания и контроля.

Ведение дневника
Для фиксации информации и для освобождения головы от лишней или сумбурной информации лучше всего завести дневник и ежедневно вносить все важные события и задачи.

У меня долгое время была проблема с тем, что в голове постоянно крутились мысли по различным проектам, идеям и сложно было сосредоточиться на чем-то одном, перепрыгивал от одной идей к другой, ложился спать обдумывал какой-то проект, просыпался с похожими мыслями. Мозг постоянно был напряжен и что-то обдумывал. Для того, чтобы разгрузить свой мозг и прийти к спокойствию, мне помогла методика, которую я придумал для себя путем различных проб и манипуляций.

Как освободить голову от постоянных поисков и размышлений?

1. Определите свою цели.
2. Составьте план по их достижению и пропишите все дела и задачи для реализации плана.
3. Назначьте каждой задаче срок ее исполнения (дату и время) и работайте только над теми задачами, которые спланировали, другие никак не рассматривайте и не обдумывайте.
4. Все новые задачи или любую новую информацию вносите в папку «Входящие» и забывайте о ней до момента сортировки задач из папки «Входящие». Каждой задаче придет свое время.
5. Для фиксации любых мыслей идей, разговоров, проектов используйте диктофон. Мне диктофон достаточно существенно помогает, где бы я не находился, я всегда могу записать голосом мысль или какой-то разговор, обсуждение и сразу об этом забыть не думать, до момента прослушивания аудио записей. Ежедневно вечером прослушивайте свои новые задачи и вносите их в папку «Входящие».

Нужная информация
Всю необходимую информацию, с которой вам приходиться работать очень часто, можно выделить в отдельный раздел «Информация».
Вы можете заносить туда телефоны, сайты, заметки и всю полезную информацию ускоряющую вашу деятельность при повторном обращении к ней. Всю эту информацию так же лучше структурировать по категориям (личное, работа,сайты и прочие).

2 этап — РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ
В процессе выполнения задач необходимо правильно расставлять приоритеты.

Проведите анализ какие 20 % задач или действий дают 80% эффективности.
Подумайте какой минимум действий дает максимум прибыли и результата в процессе заработка и личного совершенствования. Сосредотачивайтесь именно на таких задачах.

Все задачи разбейте по приоритетам и выбирайте самые эффективные.

Принцип такой : если вы хотите зарабатывать 5 тыс. руб. в час, то вы не должны делать задачи, которые принесут вам 500 руб. в час. Уделяйте внимание только тем задачам, которые для вас актуальны и выгодны, остальные либо делегируйте либо отказывайтесь от них.

Измеряете все что можно измерять, так как все что можно измерить поддается управлению и контролю. Например: посетители сайта, конверсия и прочие параметры.

Объединение задач по группам
Если у вас есть однотипные задачи, то объединяйте их в группы и выделяйте время для их реализации. Например: оплата по счетам, проверка почты, звонки, поездки.

Важные категории дел, которым нужно уделять внимание:
1. Планирование деятельности и контроль за выполнением.
2. Здоровье и энергетический баланс.
3. Совершенствование и обучение.

По каждой из этих категорий у вас должны быть прописаны задачи и цели, как минимум на 1 год.

3 этап — НАЗНАЧАЙТЕ СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ
По каждой из задач у вас должен стоять конкретный срок — в минутах, часах, днях или месяцах.

Периоды анализа и планирования деятельности
Ежедневно(вечером — 15 минут) — проверяйте, что сделано и что необходимо перенести, планируйте задачи на следующий день.
Еженедельно(в конце недели — 1 час) — смотрите что выполнено по проекту, вносите корректировки, планируйте следующую неделю.
Ежемесячно(в конце месяца — 2 часа) — проверяйте план реализации проекта вносите правки, планируете следующий месяц.
Ежегодно(в конце года — 2 часа) — подводите итоги, планируйте следующий год.

Какова основная цель?
Вам необходимо понять, кем вы хотите себя видеть через 5 лет, каков уровень компетенции, заработок прочие параметры. Выпишите все свои мысли на эту тему.

Найдите материал по вашей теме, который позволит стать экспертом в своей нише или усилит ваши знания и навыки. Минимум 15-20 книг или обучающих материалов.

Спланируйте конкретные шаги для достижения цели своего видения — задачи, план обучения и прочие.

Сформулируйте свою цель на 1 год — это будет первая масштабная цель на данный год.

При выполнении любых задач — оглядывайтесь позволяет ли задача приблизиться к вашей цели или она абсолютно с ней не пересекается и исходя их этого принимайте решение, стоит ли вообще выполнять данную задачу.

Для более продуктивной работы имеет смысл чередовать задачи с разной степенью внимания и погруженности, чтобы работа не была монотонной и не раздражала вас. Например : чтение или анализ чередуйте с просмотром видео, но не совмещайте.

Если у вас появляется свободный час и вы не знаете, чем его занять смотрите задачи из списка, которые ведут вас к цели и выполняйте их.

Как концентрироваться на конкретной задаче?

Для того чтобы продуктивно выполнять нужную задачу — внедрите в свою работу таймер. Ставьте таймер на 15 мин., 30 мин., 1 час в зависимости от сложности задачи и фокусируйтесь на ней в конкретный промежуток времени не отвлекаясь ни на что другое, пока за зазвонит таймер.

Работа над ошибками

В процессе вашей деятельности у вас будут возникать различного рода ошибки и проблемные места. Необходимо каждую проблему фиксировать и анализировать, чтобы в дальнейшем не повторялась такая же ситуация. Для этого выпишите свою проблему, опишите причины ее возникновения, пути решения и план действий на тот случай, если аналогичная ситуация может повториться в каком направлении вам ее нужно будет вести, для благополучного исхода.

Например: у вас проблема с конкретным клиентом по дебиторской задолженности. Чтобы не повторять данной ситуации, вы должны будете при следующем контакте с данным клиентом, перед тем, как заключить сделку предусмотреть возможность повтора негативного исхода и сработать на опережение. Либо взять 100% предоплату, либо внедрить рычаги манипуляции, например отключение от сервиса за неуплату, либо прописать неустойку за каждый день просрочки по оплате, либо совсем отказаться от данного клиента.

Делегирование задач

При делегирование задач необходимо учитывать ряд факторов:
— какого результата, вы хотите достичь и в какие сроки;
— устанавливайте сроки выполнения задачи и штрафы за их просрочку, оформляйте это все документально;
— чем больше правил при делегировании. тем эффективней результат;
— прописывайте все возможные заминки и пути действий при их возникновении(если проблема №1…, то так…, если проблема №2…, то так… и тд.);
— если исполнитель берет оплату не за результат, а за часы работы, то фиксируйте жесткий дедлайн, а по хорошему с таким исполнителем лучше не работать;
— внедряйте стандарты и критерии оценки результатов работы, оговаривайте сроки для отчетов и оценок работ.

Поделиться этой записью